Choisir sa Plateforme de facturation électronique

L’État impose progressivement l’e-invoicing (émission et réception de factures électroniques) et l’e-reporting (transmission de données complémentaires et transmission des données de paiement) sur les transactions B2B nationales principalement. Les transactions B2B internationales et les transactions B2C sont soumises uniquement au e-reporting.

Autrement dit, les factures ne seront plus envoyées directement du fournisseur au client, mais seront transmises par l’intermédiaire de plateformes. ll ne sera plus possible non plus d’envoyer et de recevoir des factures par mail, fax ou courrier postal. Pour transmettre et recevoir ses factures clients et fournisseurs, il faudra passer par une plateforme de facturation électronique.

Une plateforme de facturation électronique est une passerelle habilitée à convertir, émettre, contrôler et recevoir des factures électroniques et à envoyer le e-reporting selon les exigences de sécurités (SecNumCloud et ISO 27001).

Chaque entreprise choisira la plateforme de son choix :

• Le Portail public de Facturation (PPF) servant actuellement pour les opérations avec l’Etat ou les collectivités locales amené à évoluer)
• La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) privée immatriculée par l’administration fiscale
• L'Opérateur de Dématérialisation (OD) une plateforme privée non certifiée.

Les échanges de facture s'effectueront conformément au schéma en Y retenu par Bercy et illustré ci-dessous :

Attention, les plateformes de dématérialisation privées partenaires ne seront pas connues avant septembre 2023. Actuellement, il n'existe pas de PDP certifiée ; uniquement des candidats PDP comme Libeo et Docaposte.

Cycle de vie d’une facture électronique

Pour transmettre et réceptionner les factures dans un format lisible, les PDP, le PPF ou les OD proposeront aux entreprises clientes le raccordement de leurs logiciels de gestion à leurs plateformes.

PPF ou PDP, la facture électronique obéit aux mêmes règles de standardisation : de l'édition à l’archivage final, elle suit tout son cycle de vie au format électronique., rythmé par des statuts à transmettre à l'expéditeur et à l'administration fiscale :

La transmission des factures aux destinataires passera nécessairement par une PDP ou le PPF (soit directement, soit via un OD).

La Journée de la Facture électronique 2023 a apporté des précisions et posé un cadre de réflexion sur le choix entre PPF, OD et PDP :

Ce que le PPF fait et est le seul à faire :

• Gérer l’annuaire
• Concentrer les données vers la DGFiP
• Transmettre les factures B2G vers le gouvernement.

Ce que le PPF fait et que les PDP doivent faire :

• Effectuer les contrôles techniques, applicatifs (syntaxes) et fonctionnels réglementaires
• Mettre à jour l’annuaire
• Assurer la réception et l’émission des factures électroniques B2B et B2G
• Extraire et agréger les données d’e-reporting (transaction et paiement)
• Mettre les factures aux bons formats : UBL, CII et Factur-X
• Gérer le cycle de vie sur les statuts obligatoires
• Modes de dématérialisation : contribution à la piste d’audit fiable et contrôle de la signature électronique
• Garantir l’interopérabilité entre PPF, PDP et entre PDPs

Ce que le PPF fait et que les PDP peuvent faire :

• Conserver les factures pendant 10 ans
• Gérer le cycle de vie sur les statuts recommandés et optionnels
• Transformer les PDF simples en format Factur-X
• Constituer le e-reporting à partir des factures B2C et B2B internationales
• Émettre les factures B2G vers le secteur public via Chorus Pro
• Gérer les modes d’accès (Portail, API et EDI)

Ce que le PPF ne fait pas et que seules les PDP peuvent faire :

• Échanger des factures dans des formats autres que les trois formats suscités
• Autres canaux de collecte ou de distribution des factures (API, collecte automatique depuis mails, récupération par océrisation, etc.)

Ce que le PPF ne fait pas et que les PDP et OD peuvent faire :

• Signer/sceller des factures électroniques à émettre (certificat/cachet qualifié)
• Faire un archivage légal (force probante)
• Effectuer des contrôles métiers autres que réglementaires
• Étendre le processus à la chaîne d’approvisionnement (de la commande/contrat/devis au règlement)
• Émettre des factures hors périmètre e-invoice
• Gérer les relances et les recouvrements
• S’intégrer avec les processus de facturation et traitement comptable (rapprochement, génération des statuts fonctionnels…)
• Proposer des services de paiement
• Aider à la décision, indicateur de gestion, gestion prédictive
• Liquider la facture (paiement)

Si de nombreuses grandes entreprises ont déjà commencé à migrer vers un système de facturation électronique, beaucoup d’autres tardent encore à le faire. Pourtant, la facturation électronique est une opportunité passionnante qui peut être pleinement exploitée avec la bonne plateforme.

La facturation électronique n’est pas encore obligatoire en 2023, mais c’est le moment idéal pour commencer à réfléchir au choix de sa future plateforme de facturation électronique.

Quelle plateforme choisir ?

Le choix de la plateforme dépendra :

• De la complexité de l'activité économique (B2B domestique, BtoC, B2B international, pratique de la facture électronique avec des formats divers)
• De la taille de l'entreprise et du nombre de factures
• De l'exposition aux différents cas de gestion (gestion de frais, coupons, acomptes tiers, vente sur plate-formes, affacturage,…)
• De la capacité d'intégration et de mise en conformité en propre
• De sa sensibilité à la confidentialité et à la sécurité qui exige un SLA contractuel
• De la capacité à suivre et mettre en œuvre les obligations réglementaires
• Une activité internationale qui demande à adresser la diversité des réglementations
• De son budget et de ses ressources

Pour bien choisir votre ou vos plateforme(s) de facturation électronique, posez-vous ces questions :

• Quelles sont les fonctionnalités nécessaires et quelles sont celles qui ne le sont pas ?
• Quelles sont les fonctionnalités nécessaires et celles qui sont souhaitables ?
• Quel est le volume mensuel (en moyenne) de factures fournisseur à traiter ? De factures clients ?
• Quels sont les outils et processus en place actuellement pour le traitement des factures (ERP, logiciel de gestion, de production comptable, de facturation, etc.)
• Quelle est la part d’effectifs affectée au traitement des factures ?
• Quels sont les rôles attribués (approbation, déclenchement des paiements, etc.) ? Comment sont-ils repartis ?

Choix de la plateforme : les parties impliquées

Piloter la conduite du changement est un travail d’équipe. Le choix de la plateforme est une décision qui doit être prise communément, pour laquelle le dirigeant doit s’appuyer sur :

• Son expert-comptable
• Son DAF/RAF
• Son Office Manager
• Son Responsable des Achats

Choisir une plateforme adaptée à votre entreprise

Plutôt que de choisir une plateforme qui « marche », choisissez-en une adaptée à votre modèle d’entreprise, à votre environnement (ERP, logiciel de comptabilité), à vos clients et à vos fournisseurs.

Voici quelques pistes pour vous aiguiller dans votre choix :

• Vous êtes gérant d’un magasin ou d’un site e-commerce ; choisissez une plateforme incluant un suivi des paiements fournisseurs, et de gestion des contacts.
• Vous êtes gérant d’un restaurant et/ou d’un hôtel : la plateforme idéale comprend une fonction de collecte automatique des factures.
• Vous êtes gérant de plusieurs établissements (hôtels, restaurants, centres de santé, salles de sports, etc.) : préférez une plateforme incluant la comptabilité analytique pour l’imputation des dépenses par poste.
• Vous êtes gérant d’une franchise (de distribution, de production, etc.) :
• Vous êtes gérant d’une start-up : optez pour une solution avec des fonctionnalités de gestion de trésorerie (rapprochement bancaire, calcul du délai de paiement moyen, suivi des soldes, etc.) pour rester au plus près de votre cash.
• Vous travaillez dans le BTP : préférez une solution en phase avec le besoin de mobilité des gestionnaires de chantiers. Donc plutôt un Software as a Service (SaaS), accessible depuis un support mobile (téléphone ou tablette) capable de prendre directement des photos de factures et de retrouver facilement toutes ses factures au même endroit.
• Vous travaillez à l’international : assurez que votre plateforme de dématérialisation gère les paiements en devises étrangères.
• Vous êtes une TPE : préférez une solution évolutive, conçue pour se développer en fonction de la croissance de votre société.

Assurez-vous que votre système de facturation électronique peut s’adapter à des situations réelles et dispose d’un bon support client.

Afin de garantir à ses clients une transition sereine, fluide et intuitive, la plateforme doit pouvoir gérer la diversité des flux et des formats électroniques.

En fonction de votre secteur d’activité et de la taille de votre entreprise, il sera plus judicieux de choisir une PDP incluant des services additionnels, comme la récupération automatique des factures ou le paiement des fournisseurs. Ces fonctionnalités vous permettront à terme de générer un écosystème de solutions connectées pour gérer de bout en bout les cycles clients et fournisseurs :

L’interopérabilité entre les outils participe à la mise en place d’un workflow de validation des paiements sécurisé, conforme aux règles établies par l’administration fiscale, et automatisé.

Quel que soit leur secteur d’activité, toutes les entreprises rencontrent des difficultés à regrouper, trier et centraliser les factures de leurs fournisseurs. Pour aller plus loin, découvrez comment dématérialiser, centraliser et payer vos factures fournisseurs avec Libeo.

Anticipez votre transition vers la facturation électronique dès maintenant avec Libeo, la plateforme de facturation électronique compatible avec tous les outils de gestion et de comptabilité, ainsi qu’à plus de 5 000 banques européennes.

Passer à la facture électronique avec Libeo, c'est :

• L'inscription et la maintenance dans l’annuaire PPF
• Vos dashboard E-reporting
• Votre comptabilité en temps réel
• Une interface simple et collaborative
• Un onboarding et training des équipes par un chargé de compte dédié
• Vos déclarations de TVA automatisées
• La réception et l'émission des factures électroniques sur le portail public
• Une connexion en API aux outils de production
• Votre archivage légal et sécurisé (norme ISO/CEI 27001, environnement qualifié “SecNumCloud”)

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