Qu'est-ce que la saisie comptable et quelles en sont les principales étapes ?

Saisie comptable : définition

La saisie comptable désigne le processus d’enregistrement et de présentation des transactions financières (achats, ventes). Les écritures comptables correspondent aux enregistrements des transactions comptables dans un livre de comptes ou un journal. La saisie comptable répertorie l’ensemble des mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise, aussi bien ceux qu’elle édite elle-même (bulletins de salaire, que ceux émis par des tiers [factures fournisseurs, relevés de banques, talons de chèque, etc.]

Les écritures comptables doivent être enregistrées dans des livres d’origine, lesquels sont ensuite comptabilisés dans des comptes de grand livre. Elles sont classées en deux catégories :

1) L’écriture de journal : une écriture de journal est l’enregistrement d’une transaction dans un journal au moment où elle se produit. Ce type d’écriture est utilisé pour enregistrer les transactions commerciales où aucune somme d’argent ne change de main. Par exemple : le transfert de fonds entre deux comptes bancaires.

2) L’écriture de grand livre : Ce type d’écriture comptable est utilisé pour enregistrer les transactions monétaires qui impliquent des paiements ou des encaissements en espèces par une organisation ou un individu. Ces écritures sont passées des journaux aux grands livres dans le cadre du processus appelé comptabilité en partie double (débit/crédit). Les deux principaux types d’écritures de grand livre sont les écritures de débit et les écritures de crédit.

Pourquoi faire de la saisie comptable ?

Cette opération permet de suivre la situation financière d'un individu, d'une entreprise ou d'une organisation. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles l'enregistrement comptable est effectué :

• Pour enregistrer les transactions
• Pour tenir des registres précis
• Pour suivre les soldes de trésorerie et de crédit

Saisie comptable : exemple d’une facture de vente

Avant de saisir les différentes écritures dans la comptabilité, on commence par séparer :

• Le montant HT
• Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)
• Le montant TTC (somme due par le client)

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et/ou crédit des comptes correspondants :

• Débit du compte de charges ;
• Débit du compte TVA déductible ;
• Crédit du compte fournisseur.

Selon la nature de la prestation, le compte de charge à débiter sera différent :

Les étapes de la saisie comptable

Les principales étapes de la passation d’une écriture comptable sont :

• La saisie du code du compte.
• Saisie du montant du débit.
• Saisie du montant du crédit.
• Le type de transaction (débit ou crédit).
• La saisie de l’opération dans le journal ou le grand livre.

L’étape finale du processus de saisie comptable consiste à enregistrer les soldes des comptes du grand livre dans le rapport de la balance générale, qui montre que toutes les transactions ont été ajoutées, supprimées ou modifiées dans les comptes du grand livre.

Enregistrez vos factures fournisseurs dans le journal le jour de l’opération. C’est-à-dire de la date de paiement. Notez que les dates d’enregistrement dépendent du mode de règlement utilisé :

• Paiement par chèque : à la date d’émission
• Paiement par virement bancaire : à la date d’ordre de virement
• Paiement par : à la date d’ordre de paiement
• Paiement par PayPal : débit du règlement

L’automatisation de la saisie comptable, enjeu majeur de la comptabilité moderne.

Rendre la saisie comptable automatique est l’un des enjeux majeurs de la comptabilité moderne. Pour gagner du temps d’une part, mais surtout pour supprimer les erreurs et anomalies liées à la saisie manuelle des données dans le logiciel. La saisie de données invalides dans le système comptable peut, à terme, entraîner un rejet de comptabilité.

L’analyse des informations comptables prend beaucoup de temps. Cela est dû principalement au volume de données à gérer, mais aussi à l’importance de ces données pour la prise de décision. Compte tenu du temps passé à créer des entrées, à calculer des données, à saisir des données dans le système, il s’agit d’un problème fondamental pour toutes les entreprises (petites et grandes).

L’automatisation des écritures comptables permet de :

• Réduire le temps consacré au traitement des données comptables ;
• Minimiser les erreurs et anomalies liées à la saisie manuelle des données ;
• Respecter plus facilement les délais ;
• Améliorer la qualité de votre travail.

L’automatisation de la saisie comptable passe donc par la dématérialisation des processus de collecte et de traitement comptable. Pour ce faire, de nombreuses possibilités s’offrent à vous :

• Choisir un système centralisé ou des systèmes indépendants (ERP, CRM) intégrés les uns aux autres ;
• Utiliser un module spécifique dédié à vos besoins ;
• Développer votre propre application à l’aide d’un logiciel cadre open source ou propriétaire.

Comment faire de la saisie comptable en ligne ?

La saisie comptable en ligne peut se faire via un logiciel avec licence, mais de plus en plus d’entreprises se tournent vers les solutions Cloud et SaaS pour automatiser leur comptabilité. Plus flexibles, plus évolutifs, ces outils sont conçus pour être livrés clé en main et libérer l’entreprise des opérations de maintenance et de mises à jour (assurées par le fournisseur).

Mais ce n’est pas tout. De plus en plus d’organisations ont compris l’intérêt de coupler leur logiciel comptable avec une solution d’encaissement et de paiement des factures. En effet, la saisie comptable des achats, des ventes et des flux bancaires représentent 90 % des écritures comptables. Autrement dit, la quasi-totalité de la saisie comptable d’une organisation se compose de factures fournisseurs, factures clients et opérations bancaires.

Ce sont donc ces flux qu’on va chercher à automatiser en premier. Dans le cas des factures, cela comprend :

• La dématérialisation et la centralisation
• L’import en masse de factures
• La saisie automatisée des données
• La validation des paiements/des encaissements
• Le rappel des dates d’échéances
• L’export vers la comptabilité

Libeo est un outil qui vous aide à automatiser vos processus comptables pour réduire la charge de travail et améliorer la productivité. Libeo est le seul outil à permettre la facture dématérialisée et à offrir un module exhaustif d’optimisation comptable.

Lors de l’import sur la plateforme, les factures sont contrôlées et les informations saisies et retranscrites automatiquement :

Une fois le paiement/l’encaissement effectué, les factures sont exportées directement dans le logiciel comptable, grâce aux intégrations Libeo :

Mais ce n’est pas tout. Grâce à sa capacité d’intégration, Libeo permet de payer et encaisser les factures émises ou reçues depuis le logiciel de comptabilité, comme QuickBooks :

Depuis la collecte initiale des documents jusqu’au paiement final, Libeo simplifie la saisie comptable et vous fait gagner une journée par semaine sur votre comptabilité.

Foire aux questions

Comment dit-on "saisie comptable" en anglais ?

"Saisie comptable" en anglais se dit account entry ou accounting entry.

Quelles sont les étapes de la comptabilité ?

La saisie des écritures comptables n'est que la première étape d'un long processus comptable, qui plusieurs comporte étapes :

• La saisie comptable
• La publication des entrées ;
• Le solde de comptabilisation ;
• Le compte de résultat ;
• Le bilan de vérification ;
• La révision comptable ;
• La présentation des états financiers ;
• La clôture comptable ;
• La vérification du solde après clôture ;
• Le bilan comptable

C'est quoi, le traitement comptable ?

Le traitement comptable est l'enregistrement des opérations selon un système comptable donné. Il comporte 3 étapes :

• L'imputation comptable
• La saisie informatique
• La validation