Factures
Les statuts et le cycle de vie de la facture électronique
5 min
Publié le
20 avr. 2026
Cette fiche pratique synthétise la nomenclature officielle des statuts de la facture électronique imposés par la DGFiP et listés dans la norme AFNOR XP Z12-012. Elle vous donne en une lecture rapide ce que chaque statut signifie, qui le déclenche et quelle action activer côté acheteur ou côté fournisseur. Pour un approfondissement avec cas pratique chiffré, règles TVA et procédure d'annulation, consultez notre guide complet des statuts facture électronique sur le blog.
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Cette fiche pratique synthétise la nomenclature officielle des statuts de la facture électronique imposés par la DGFiP et listés dans la norme AFNOR XP Z12-012. Elle vous donne en une lecture rapide ce que chaque statut signifie, qui le déclenche et quelle action activer côté acheteur ou côté fournisseur. Elle s'inscrit dans le cadre de la réforme facture électronique 2026. Pour un approfondissement avec cas pratique chiffré, règles TVA et procédure d'annulation, consultez notre guide complet des statuts facture électronique.
L'essentiel à retenir
4 statuts obligatoires imposés par la DGFiP : Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée. Les autres statuts (mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige...) sont recommandés mais non obligatoires.
Le statut Encaissée n'est obligatoire qu'en TVA sur les encaissements. Pour la TVA sur les débits, il reste facultatif mais très utile pour le pré-remplissage CA3.
Chaque statut déclenche une action : un rejet technique demande un correctif immédiat, un refus commercial ouvre une négociation, une approbation libère le bon à payer.
Seule une Plateforme Agréée (PA) peut gérer ces statuts depuis le recentrage du PPF en octobre 2024. Les anciennes PDP ont été renommées PA à partir de juillet 2025.
Socle technique : norme AFNOR XP Z12-012, spécifications externes DGFiP version 3.1 (31 octobre 2025).
Les 4 statuts obligatoires DGFiP
Ces 4 statuts constituent le minimum légal que toute Plateforme Agréée doit gérer. Ils sont transmis via l'API inter-PA et remontent au concentrateur d'e-reporting du Portail Public de Facturation (PPF) à des fins fiscales et statistiques.
Déposée
La facture est déposée par le fournisseur sur sa PA, qui effectue un contrôle de conformité technique (mentions obligatoires, format, schéma XML) avant acheminement vers la PA du destinataire.
Rejetée
Rejet technique par la PA fournisseur ou la PA acheteur : format invalide, mentions manquantes (TVA, SIREN, numéro), Factur-X corrompu, destinataire introuvable dans l'annuaire PPF. La facture est réputée non reçue et doit être corrigée puis redéposée.
Refusée
Refus commercial par l'acheteur alors que la facture est techniquement conforme : erreur de prix, quantité contestée, prestation non réalisée, double facturation. Ouvre une négociation : avoir, facture rectificative ou levée du refus.
Encaissée
La facture a été payée. Ce statut porte les données de paiement servant au pré-remplissage automatique de la CA3 pour les entreprises soumises à la TVA sur les encaissements. Facultatif mais recommandé en TVA sur les débits.
Les statuts recommandés à connaître
En pratique, piloter un cycle P2P avec seulement 4 statuts ne suffit pas. La norme AFNOR XP Z12-012 définit des statuts recommandés qui ne remontent pas au PPF mais circulent entre les deux PA et alimentent les ERP des deux parties.
Mise à disposition : la facture devient visible dans l'outil de l'acheteur.
Prise en charge : l'acheteur reconnaît la réception. Le délai de paiement légal commence à courir.
Approuvée : bon à payer validé, clôture du circuit de validation interne.
En litige : contestation sans refus intégral. Suspend le délai de paiement.
Suspendue / Complétée : attente puis réception d'une pièce justificative (bon de livraison, contrat).
Paiement transmis : virement émis, encaissement en attente.
Tableau : statut, qui le déclenche, action à mener
Le tableau de pilotage opérationnel : à chaque statut reçu, l'action concrète à déclencher dans les 24 à 48 heures.
Statut | Qui le déclenche | Action côté acheteur | Action côté fournisseur |
|---|---|---|---|
Déposée | Fournisseur (via sa PA) | Attendre la réception sur sa PA. | Archiver la preuve de dépôt horodatée. |
Rejetée | PA (contrôle technique) | Aucune. Facture non considérée comme reçue. | Corriger (format, mention, SIREN) et redéposer sous 48 h. |
Mise à disposition | PA acheteur | Intégrer dans l'ERP. Lancer le workflow de validation. | Relancer si prise en charge non confirmée à 5 j ouvrés. |
Prise en charge | Acheteur | Lancer le rapprochement commande, livraison, facture. Délai de paiement ouvert. | Mettre à jour le tableau de relance. |
Approuvée | Acheteur (clôture validation) | Planifier le paiement à l'échéance contractuelle. | Débloquer la comptabilisation du produit à recevoir. |
En litige / Suspendue | Acheteur | Notifier le fournisseur par message structuré. Suspendre le compte à rebours. | Fournir la pièce ou la justification. Négocier. |
Refusée | Acheteur (motif commercial) | Demander l'avoir ou la rectification. Stopper la comptabilisation. | Émettre un avoir ou une facture rectificative via la PA. |
Encaissée | PA (rapprochement bancaire) | Lettrer l'écriture. Clôturer le dossier. | Lettrer. Relancer si statut bloqué à 5 j après paiement transmis. |
Bon à savoir : si votre ERP ne gère pas nativement les statuts recommandés, les 4 obligatoires suffisent pour la conformité. Mais vous perdrez en finesse de pilotage DSO et en visibilité sur les litiges. Une solution de facturation électronique conforme 2026 intégrée à votre ERP vous fera gagner du temps sur les actions de relance et le rapprochement bancaire.
FAQ essentielle
Quels sont les 4 statuts obligatoires ?
Les 4 statuts obligatoires imposés par la DGFiP sont : Déposée (dépôt sur la PA fournisseur), Rejetée (refus technique), Refusée (refus commercial par l'acheteur) et Encaissée (paiement encaissé, avec remontée des données pour le pré-remplissage TVA CA3).
Quelle est la différence entre Rejetée et Refusée ?
Rejetée correspond à un rejet technique par la PA (format invalide, mention manquante, destinataire introuvable). La facture n'a pas été valablement reçue. Refusée correspond à un refus commercial par l'acheteur (erreur de prix, quantité contestée, produit non livré). La facture est techniquement conforme mais contestée sur le fond.
Un statut peut-il être modifié ?
Non. Chaque statut est horodaté et scellé dans la chaîne d'audit. Pour corriger une erreur : re-dépôt après Rejetée, avoir ou facture rectificative après Refusée ou Encaissée. L'administration peut reconstituer la chronologie complète en cas de contrôle fiscal.
